התוכנה שתארגן לכם את הזמן ואת החיים

מי שמכיר אותי יודע שאני מנהלת לפחות 30 פרויקטים בו זמנית. ואני לא מגזימה, אולי אפילו קצת מעדנת את הכמות :).

מדור שבועי בידיעות, בלוג עם 3 פוסטים חדשים בשבוע, ניהול תחומי דיגיטל בחברות מזון, ניהול עמודי פייסבוק לאנשי קולינריה ולחברות מסחריות, הפקת מתכונים לאתרי אוכל, כתבות לעיתון, ייעוצים אישיים קבועים, הרצאות ובין לבין גם הבייביז האישיים שלי שזקוקים לטיפול צמוד – אתר צוציקים, אתר סופרגוד, אתר YOOO וכל פלטפורמות הסושיאל שלהם מפייסבוק ועד אינסטגרם ופינטרסט.

ואף מילה על שת"פים מסחריים שעולים בכל הפלטפורמות וזקוקים להמון תשומת לב ותזמונים ואיך שכחתי – החיים עצמם. אתם יודעים - תורים לרופא, פגישות, דברים שצריך לקנות, רעיונות שמסתובבים בראש, פילאטיס ועוד ועוד.

עכשיו תגידו לי אתם, איך אפשר לנהל את כל הדבר הזה ולא לשכוח משהו? האמת, זה כמעט בלתי אפשרי.

אז איך בכל זאת עושים את זה? הו, התשובה לכל ניהול הזמן (והחיים) שלי הגיעה אלי ממש במקרה לפני שנתיים.

עבדתי בחברה שהתחילה לעבוד עם מאנדיי – תוכנת ענן לניהול פרויקטים וזמן בכללי. או כמו שאני קוראת לה היום, ההיא שמנהלת אותי.

בשבוע הראשון התנגדתי אליה נחרצות. "אני לא צריכה יומן, יש לי בטלפון. אני לא צריכה עוד תוכנה, יש לי מספיק על המחשב. בשביל מה אני צריכה עוד מקום שהקבצים שלי נמצאים בו ולמה הלוח שנה בנייד שלי ובמייל לא מספיקים".

ואז הגיע הבחור ממאנדיי והסביר איך עובדים איתה. שלא תחשבו, גם אחרי זה לא הבנתי מה כל כך מועיל בה. אבל פתאום קלטתי כמה חברות בארץ ובעולם משתמשות בה וכמה כולם מרוצים בטירוף שהבנתי שאני זאת שצריכה רגע להבין איך היא עובדת ולהתרגל.

להגיד לכם שתוך יומיים קלטתי את היתרונות? אז לא. בעיקר כי כדי להנות מהדבר המטורף הזה, והוא באמת מטורף, צריך רגע לבנות אותו בהתאם לצרכים שלכם. והנה יתרון מספר 1 של השירות הזה – אפשר לסדר, לארגן, לשנות, ולהזיז בו הכל. להתאים אותו בדיוק למה שאתם צריכים. ותיכף אספר לכם גם מה אני עשיתי. וגם השגתי לכם הנחה! פרטים בהמשך הכתבה.

והנה עוד יתרון ענק – אפשר להכנס אל השירות דרך האינטרנט (כמו שנכנסים לכל אתר), דרך הנייד (אפליקציה), לשתף עם חברים שיוכלו לראות אזורים מסוימים (נגיד ואתם 2 אנשים שעובדים על אותו פרויקט) וגם לתת הרשאות. בקיצור, מכל מקום, בכל זמן, ועם מי שרוצים.

ולא פחות חשוב – מאנדיי מאוד ידידותית לשפה העברית (מדובר אגב בחברה ישראלית). אפשר להחליף בה כל מילה מאנגלית לעברית (בתרגום שלכם) ואפשר לכתוב בה בעברית בלי בעיה של היפוך אותיות או מספרים.

כלי חובה לחברות

אגב קורונה וגם בלי קשר אליה - חברות וצוותים שצריכים כלי נוח לניהול משימות בלי לאבד את הידיים והרגליים, כשחלק מהעובדים נמצאים בבית ולא כולם יחד במשרד, חייבות לעבוד עם הכלי הזה. הוא מאפשר לכולם לראות היכן עומדות כל המשימות, ונותן למנהלים יכולת לוודא שכל המשימות והפרויקטים מתבצעים לפי התוכנית וכל הצוות יודע מה כל אחד צריך לעשות.

כמובן שגם אם כולם עובדים במשרד זה לגמרי מדהים ומאפשר לנהל את כל הפרויקטים והמשימות כך שכל אחד יודע מה עושה ומתי. האדמין גם יכול לראות את המשימות של כולם ולהבין מה קורה בחברה או בצוות שלו (פה אפשר להרשם בצורה קלה).

ועכשיו, לוקחת אויר ואנסה להסביר לכם מה בדיוק היא עושה ואיך.

איך זה עובד

מאנדיי בנויה מבורדים – תחשבו על זה כתיקיות. אתם פותחים תיקייה לכל נושא שרלוונטי לכם. נגיד: בורד תשלומים, בורד רעיונות שעולים לכם לראש, בורד דברים אישיים, בורד לבלוג, בורד מה צריך לעשות, בורד רשימת קניות לסופר או בורד לפרויקט מסוים שאתם עובדים עליו.

לי למשל יש בורדים כאלה:
- רעיונות למתכונים
- מה צריך לעשות היום (מחולק לפי ימים – תיכף נגיע לזה)
- קידומי פוסטים מסחריים בקרוטית
- YOOO
- סופרגוד
- צוציקים
- בורדים לפרויקטים גדולים שאני עובדת עליהם
- לקוחות
- אירועים ומועדים שנתיים (לכל שנה בנפרד)

עד כאן הגיוני נכון? מגניב. אתם באמת יכולים לפתוח איזה בורד/תיקייה שתרצו והנה גם כמה דברים שאתם יכולים לעשות איתה עוד לפני שנצלול פנימה.

אתם יכולים לשתף את הבורד הספציפי עם אנשים. נגיד שאני עובדת על פרויקט ביחד עם עוד אנשים, אז אני נותנת להם הרשאה והם יכולים לראות ולנהל את הבורד הזה ביחד איתי.
לכל בורד כזה יש מאפיינים שאתם קובעים כשאתם פותחים אותו. למשל: בורד שמתאים לרשימות של DO TO (מה לעשות), בורד שמתאים למשימות קבוצתיות, בורד שמתאים למעקב מכירות, בורד שמתאים לעיצובים, בורדים שרלוונטיים לאנשי שיווק, בורד אירועים לסושיאל מדיה או קידומי תוכן בפייסבוק וכו.

אתם יכולים לפתוח מלא סוגים של בורדים לפי השימוש והחיים שלכם. בצד שמאל תראו כאן שלל סוגים של בורדים כשכל אחד מהם עם מאפיינים קצת שונים. בצד ימין כאן תראו איך נראה הבורד של "מה עושים השבוע. וכן, את כל הטקסטים פה אפשר לכתוב בעברית ולשנות ידנית לפי מה שתרצו ויהיה ברור ונוח לכם. גם את הצבעים אפשר לשנות

הנה: פה נרשמים

החלק הפרקטי - מה עושים ואיך

ועכשיו, מה עושים? הו, שאלת השאלות, עכשיו מתחילים לארגן את החיים שלכם בכל בורד כזה. בימים הראשונים זה לוקח זמן למלא את השורות, לסדר הכל, להכניס את כל הנתונים וכו, אבל אחרי יומיים הכל שם ומפה נשאר לכם רק לעדכן ולהוסיף משימות נקודתיות.

איך זה מתבצע?

קחו למשל את הבורד שלי שנקרא 'רעיונות למתכונים'. בתוך הבורד הזה יש קבוצות של נושאים שפתחתי – למשל: רעיונות למתכונים מיוחדים, רעיונות למתכונים לשבועות, מתכונים שכולם מחפשים ועוד אין בבלוג, רעיונות למדורים לידיעות אחרונות.

כל פעם שיש לי רעיון למתכון אני מוסיפה את הרעיון לאחת הקבוצות ויכולה לצרף לשורה של הרעיון גם לינק או תמונה או סטטוס – למשל האם כבר הכנתי או לא כדי שאדע לא לחזור על זה.

כל פעם כשעולה לי לראש מתכון חדש אני משבצת אותו בקבוצה הרלוונטית כדי לא לשכוח. בצד ימין אני מסמנת את הסטטוס שלו כדי לדעת לא לחזור על מתכונים

והנה עוד בורד שיש אצלי – מה צריך לעשות.

תחת הבורד הזה יש קבוצות של יום ראשון, יום שני, יום שלישי וכך הלאה.

כל דבר שאני צריכה לעשות, אבל כל דבר, אני שמה תחת היום שאני רוצה שהמשימה תעשה. למשל להתקשר לרופא או לכתוב מתכון או לשלוח מייל או לדבר עם המתכנת. אני שמה את המשימה תחת היום הרלוונטי ואם בסוף היום אני רואה שהמשימה לא בוצעה אני מזיזה את המשימה ליום שאחרי (פשוט גוררת אותה בקלות עם העכבר). ככה אני יודעת בדיוק מה קורה כל יום ומה יש לי מחר ומחרתיים ועוד שבוע.

עוד בורד ממש חשוב למי שעובד עם לקוחות הוא בורד התשלומים והלקוחות. פשוט פותחים לכל לקוח קבוצת שורות וכל עבודה חדשה שנכנסת פותחים שורה וממלאים איזה עבודה, כמה כסף, האם היא התבצעה או לא, הערות, לו"ז וכו וכמובן סטטוס בסוף האם התשלום שולם או לא ומתי הוא צריך להכנס. ככה תמיד תראו את כל הלקוחות שלכם מול העיניים ותדעו מה שולם, מה לא שולם, מה צריך להכנס חודש הבא וכו'.

ואחרון חביב שאצלי עושה סדר בחיים המקצועיים – יש לי בורד שנקרא שת"פים מסחריים בבלוג. בעצם, לכל חודש יש קבוצה של שורות ושם אני כותבת את כל הפוסטים שצריכים לעלות באותו חודש. ככה אני לא עושה דאבל בוקינג על אותו יום ויודעת בדיוק מה עולה בבלוג בכל יום לאותו חודש.

נגיד סגרתי עם חברה מסחרית על 10 מתכונים לאורך השנה, אז אני נועצת אותם כל אחד בחודש וביום שלו וזהו. כשמתחיל החודש אני רואה מה יש לי החודש ויודעת איך להתנהל ואיך יראה הלו"ז שלי.

לכל חודש יש קבוצת שורות ותחת החודש הרלוונטי אני מכניסה את הפוסטים שהם שת"פים מסחריים שעולים לבלוג. בצד ימין אני מסמנת לעצמי מה כבר עלה

בקיצור, מסדרים הכל ומעכשיו כל דבר שנכנס שמים במקום הרלוונטי והכלללל מסודר.

אם תנעצו למשימות תאריך תוכלו לראות הכל גם בתור לוח שנה עם כל המשימות עליו.

קישור לרישום למאנדיי

עוד יתרונות חשובים

- לכל משימה/שורה אפשר להוסיף קובץ כמו תמונה או קובץ וורד.
- כל בורד אפשר לשתף עם אנשים נוספים שיראו אותו מהמחשב שלהם. זה לא אומר שהם רואים את כללל ניהול הזמן שלכם, רק את הבורד הספציפי שתרצו לחלוק איתם.
- אפשר לנעוץ משימות ולשייך כל אחת לבן אדם אחר ואז הוא יודע שזאת המשימה שלו ומקבל על כך התראה.
- אפשר לנהל שיחה בין האדמינים על הבורד כשאחד מגיב לשני על המשימה.
- לכל משימה או רשימה ניתן לתת צבע שרוצים כדי לבדל בינהם.
- כדי להזיז משימה ממקום אחד לשני (נגיד מיום ראשון לשלישי) פשוט גוררים את השורה. לא צריך קופי פייסט רק לגרור.
- רוצים לייבא הכל או חלק לקובץ אקסל? אפשר.
- רוצים ליצור בורד עם כל האירועים והמועדים השנתיים של תחום העבודה שלכם כדי שלא תשכחו? מושלם. אפשרי. ועושים את זה פעם אחת ויש לכם את הבורד הכי שווה אבר.

זה כמובן רק בקטנה מהשימוש האישי שלי. יש עוד מלא אופציות ואני משערת שבמאנדיי ישמחו לעזור למי שיצטרך. יש להם גם המון מדריכים בוידאו ובטקסט.